ÔN TẬP LÝ THUYẾT NGÀNH VĂN THƯ LƯU TRỮ CÂU 12,13,14
|
Câu 12.Anh/chị hãy sơ đồ hóa các bước của quy trình quản lý văn bản đi của cơ quan và trình bày nội dung các bước đó.
 |
Cụ thể như sau:
Bước 1: Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số, ngày tháng văn bản.
Đây là công việc bắt buộc phải thực hiện trước khi chuyển giao văn bản đến các đối tượng có liên quan. Công việc này được giao cho bộ phận, văn thư của cơ quan thực hiện. Nhiệm vụ cụ thể ở đây bao gồm:
- Soát lại lần cuối tất cả các yếu tố về thể thức văn bản như:
+ Quốc hiệu;
+ Tác giả;
+ Số, ký hiệu;
+ Địa danh, ngày tháng năm ban hành;
+ Tên loại, Trích yếu nội dung;
+ Nội dung;
+ Thể thức đề ký, chữ ký của người có thẩm quyền;
+ Nơi nhận văn bản.
- Kiểm tra các thành phần thể thức bổ sung như: Dấu chỉ mức độ Mật, Khẩn, Dấu Dự thảo, Dấu Thu hồi …
Kiểm tra hình thức trình bày văn bản như: Phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ, cách chừa lề, đánh số trang, cách đánh số phụ lục…Văn bản đi là những sản phẩm do cơ quan làm ra, chúng phản ánh toàn bộ hoạt động của cơ quan, phản ánh năng lực, phẩm chất của cán bộ nhân viên trong cơ quan. Vì vậy nhất thiết chúng phải đảm bảo hình thức. Trong trường hợp phát hiện những sai sót, phải báo cáo kịp thời với người được giao trách nhiệm giải quyết. Những văn bản không đủ về thể thức nhất thiết phải sửa lại trước khi chuyển giao đến các đối tượng có liên quan.
Ghi số và ghi ngày tháng đối với văn bản đi là yêu cầu bắt buộc không loại trừ bất kỳ văn bản nào. Mỗi văn bản được ghi một số và một ngày tháng nhất định, tính từ số 01 ngày 01 tháng 01 đến số cuối cùng là ngày 31 tháng 12 hàng năm. Ghi số văn bản từ 1 đến 9, ngày 1 đến ngày 9 và tháng 1 đến tháng 2 đều phải thêm số 0 trước để tránh sự nhầm lẫn có thể xảy ra như ngày 01 thành 11, tháng 02 thành tháng 12...
Ghi ngày tháng của văn bản: Ngày tháng của văn bản là ngày văn bản được ký chính thức, là ngày văn bản có hiệu lực. Văn bản ban hành ngày nào phải ghi ngày ấy, đối với những ngày dưới 10, tháng dưới 3 phải thêm số “0” phía trước. Ngày tháng của văn bản là một trong những yếu tố quan trọng giúp các cơ quan quản lý và tra tìm, nghiên cứu, sử dụng văn bản được thuận lợi.
Bước 2: Đăng ký văn bản đi
Đăng ký văn bản đi (hay vào sổ văn bản đi) là công việc bắt buộc phải thực hiện trước khi chuyển giao văn bản đến các đối tượng có liên quan. Hiện nay việc đăng ký văn bản đi thường áp dụng hai hình thức: Đăng ký bằng sổ và đăng ký bằng máy tính.
* Đăng ký bằng sổ.
- Lập sổ đăng ký văn bản đi : Căn cứ tổng số và số lượng mỗi loại văn bản đi hàng năm, các cơ quan, tổ chức quy định cụ thể việc lập sổ đăng ký văn bản đi cho phù hợp. Tuy nhiên, không nên lập nhiều sổ mà có thể sử dụng một sổ chia thành nhiều phần, mỗi phần đăng ký một hoặc một số loại văn bản nhất định.
+ Đối với những cơ quan, tổ chức ban hành dưới 500 văn bản/1 năm thì chỉ nên lập hai loại sổ sau:
* Sổ đăng ký văn bản đi (loại thường)
* Sổ đăng ký văn bản mật đi.
+ Những cơ quan, tổ chức ban hành từ 500 đến dưới 2000 văn bản/1 năm thì có thể lập các loại sổ sau:
* Sổ đăng ký văn bản Quy phạm Pháp luật (nếu có), Quyết định (cá biệt), Chỉ thị (Cá biệt).
* Sổ đăng ký văn bản hành chính thông thường.
* Sổ đăng ký văn bản Mật.
+ Đối với những cơ quan, tổ chức ban hành trên 2000 văn bản/ 1 năm thì cần lập ít nhất các loại sổ sau:
* Sổ đăng ký văn bản Quy phạm Pháp luật (nếu có), Quyết định, Chỉ thị.
* Sổ đăng ký văn bản có tên gọi cụ thể.
* Sổ đăng ký công văn.
* Sổ đăng ký văn bản mật.
Lưu ý: Khi lập sổ đăng ký văn bản Mật phải căn cứ vào số lượng văn bản mật của cơ quan ban hành hàng năm. Nếu văn bản Mật có số lượng ít thì không nhất thiết phải lập sổ riêng.
* Đăng ký văn bản bằng máy vi tính : khi cơ quan có phần mềm quản lý văn bản.
Bước 3: Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu chỉ mức độ khẩn, mật
Dấu của cơ quan chỉ được phép đóng vào các văn bản đã có chữ ký hợp lệ, tức là chữ ký của Thủ trưởng hoặc được người Thủ trưởng uỷ quyền ký (cấp phó ký thay - KT, hoặc cấp dưới ký thừa lệnh - TL tuỳ theo nội dung và tính chất quan trọng của văn bản). Tuyệt đối không được đóng dấu vào giấy trắng (đóng dấu khống).
Dấu đóng vào văn bản phải rõ ràng, đúng mẫu mực theo dấu quy định chung của Nhà nước. Dấu chỉ được đóng trùm lên một phần ba chữ ký về phía bên trái. Trong một số trường hợp cụ thể như các bản Đề án, Chương trình, Kế hoạch, Báo cáo trình ra Hội nghị... muốn thể hiện tính hợp pháp của các văn bản thì có thể đóng dấu của cơ quan soạn thảo văn bản đó vào chỗ tác giả của chúng ở góc trái phía trên văn bản (dấu treo). Trong trường hợp văn bản ban hành là văn bản Khẩn hoặc văn bản Mật thi phải đóng dấu chỉ mức độ Khẩn, Mật. Dấu Khẩn, Mật được trình bày dưới số và ký hiệu của văn bản.
Bước 4: Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi chuyển phát VB đi
Tất cả những văn bản do cơ quan làm ra được gửi tới các đối tượng có liên quan phải thực hiện một nguyên tắc chung là: chính xác, đúng đối tượng và kịp thời. Nguyên tắc này nhằm đảm bảo cho mọi văn bản khi được chuyển giao không bị nhầm lẫn, chậm trễ vì thời gian, gây ách tắc trong xử lý, giải quyết công việc, làm giảm hiệu lực và hiệu quả của văn bản đã được ban hành. Để nguyên tắc chính xác, đúng đối tượng và kịp thời thực sự có ý nghĩa, người có thẩm quyền ký văn bản phải căn cứ vào yêu cầu cụ thể của từng việc và theo đúng những quy định về quyền hạn, nhiệm vụ, quan hệ công tác của từng cơ quan mà quyết định việc gửi và sao gửi văn bản. Căn cứ vào quyết định của người ký văn bản vào các đối tượng liên quan lập danh sách để tránh tình trạng bỏ sót các đơn vị hoặc cá nhân phải gửi văn bản. Việc chuyển phát văn bản đi được thực hiện theo trình tự sau đây:
* Làm thủ tục phát hành văn bản
- Lựa chọn và trình bày bì.
Văn bản của cơ quan trước khi chuyển đi cho các đối tượng có liên quan đều phải để trong bì cẩn thận nhằm tránh thất lạc và tiết lộ thông tin. Phong bì gửi văn bản phải làm bằng giấy bền, dai, ngoài không nhìn rõ chữ bên trong. Bì văn bản nên được in sẵn, hình chữ nhật, kích thước tối thiểu đối với các loại bì được quy định như sau:
+ Loại 307x220mm: Dùng cho văn bản được trình bày trên khổ giấy A4 được cho vào bì ở dạng nguyên khổ giấy.
+ Loại 220x158mm: Dùng cho văn bản được trình bày trên khổ giấy A4 được cho vào bì ở dạng gấp 02 phần bằng nhau.
+ Loại 220x109mm: Dùng cho văn bản được trình bày trên khổ giấy A4 được cho vào bì ở dạng gấp 03 phần bằng nhau
+ Loại 158x115mm: Dùng cho văn bản được trình bày trên khổ giấy A4 được cho vào bì ở dạng gấp 4 phần bằng nhau.
Ngoài bì phải ghi rõ ràng và chính xác tên cơ quan gửi, tên và địa chỉ cơ quan hay người nhận, số và ký hiệu văn bản, số lượng văn bản (nếu có) để chuyển nhanh chóng, chính xác đến người nhận, tránh mọi sự nhầm lẫn có thể xảy ra.
* Vào bì và dán bì: Tuỳ theo số lượng và độ dày của văn bản mà lựa chọn cách gấp văn bản để vào bì. Khi gấp văn bản cần lưu ý để mặt giấy có chữ vào trong. Khi vào bì, cần tránh làm nhàu văn bản. Khi dán bì, cần lưu ý không để hồ dán dính vào văn bản; hồ phải dính đều; mép bì phải được dán kín và không bị nhăn. Hồ dùng để dán bì phải có độ kết dính cao, khó bóc.
* Chuyển phát văn bản đi.
- Chuyển giao trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác.
Tất cả các văn bản đi của cơ quan, tổ chức khi chuyển giao trực tiếp đến các cơ quan, tổ chức khác đều phải được đăng ký vào sổ chuyển giao văn bản. Mẫu sổ chuyển giao giống mẫu sổ chuyển giao văn bản trong nội bộ cơ quan:
- Chuyển phát văn bản qua bưu điện.
Tất cả các văn bản đi được chuyển phát qua đường bưu điện đều phải lập sổ chuyển giao.
- Chuyển phát văn bản qua máy Fax, qua mạng.
Trong trường hợp cần được chuyển phát nhanh, văn bản có thể được cho nơi nhận bằng máy Fax hoặc chuyển qua mạng nhưng sau đó phải gửi bản chính của văn bản cho cơ quan nhận văn bản. Việc chuyển văn bản bằng máy fax hoặc qua mạng cũng được tiến hành đúng các thủ tục như chuyển giao các văn bản khác.
- Chuyển phát văn bản mật. Trong mọi trường hợp giao nhận văn bản Mật giữa những người: Dự thảo, Văn thư, Nhân viên bưu điện, người có trách nhiệm giải quyết, người lưu giữ, bảo quản …đều phải vào sổ có ký nhận của bên giao, bên nhận.
Bước 5. Lưu văn bản đi.
Mỗi một văn bản do cơ quan làm ra để phục vụ cho hoạt động điều hành, quản lý, sau khi phát hành đều phải giữ lại hai bản chính để lưu, một bản lưu tại đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản, một bản lưu ở văn thư cơ quan
Câu 13: Tại sao nói "Công tác văn thư nhằm đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý"
Trả lời:
Trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước hiện nay hầu hết các công việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành đối với các lĩnh vực đều gắn liền với văn bản, cũng có nghĩa là gắn liền việc soạn thảo, ban hành và tổ chức sử dụng văn bản nói riêng, với công tác văn thư lưu trữ nói chung. Do đó, vai trò của công tác văn thư đối với hoạt động quản lý hành chính nhà nước là rất quan trọng được thể hiện ở 4 điểm sau:
Thứ nhất, góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý; cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội. Đồng thời, cung cấp những thông tin quá khứ, những căn cứ, những bằng chứng phục vụ cho hoạt động quản lý của các cơ quan.
Thứ hai, giúp cho cán bộ, công chức, viên chức nâng cao hiệu suất công việc và giải quyết xử lý nhanh chóng và đáp ứng được các yêu cầu của tổ chức, cá nhân. Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc một cách có hệ thống, qua đó cán bộ, công chức có thể kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực hiện tốt các mục tiêu quản lý: năng suất, chất lượng, hiệu quả và đây cũng là những mục tiêu, yêu cầu của cải cách nền hành chính nhà nước ở nước ta hiện nay.
Thứ ba, tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực của các cơ quan, tổ chức. Góp phần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng về hoạt động của cơ quan, phục vụ việc kiểm tra, thanh tra giám sát.
Thứ tư, góp phần bảo vệ bí mật những thông tin có liên quan đến cơ quan, tổ chức và các bí mật quốc gia.
Từ những quan điểm trên có thể thấy được nếu quan tâm làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần bảo đảm cho các hoạt động của nền hành chính nhà nước được thông suốt, nâng cao hiệu quả quản lý hành chính nhà nước và thúc đẩy nhanh chóng công cuộc cải cách hành chính hiện nay. Vì vậy, mỗi cơ quan hành chính nhà nước đều phải có một nhận thức đúng đắn về về vị trí và vai trò của công tác văn thư để có thể đưa ra những biện pháp phù hợp nhằm đưa công tác văn thư tại các cơ quan, đơn vị đi vào nề nếp và nâng cao hiệu quả quản lý của các cơ quan, đơn vị.
Câu 14: Anh/chị hãy vẽ sơ đồ mạng lưới các kho lưu trữ của nước ta hiện nay và cho biết giới hạn tài liệu lưu trữ được bảo quản trong các Trung tâm lưu trữ Quốc gia
Trả lời:
|
Sơ đồ mạng lưới các kho lưu trữ ở Việt Nam hiện nay
 |
Quản lý nghiệp vụ
Quản lý trực tiếp
Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước là cơ quan nhà nước thực hiện chức năng quản lý nhà nước về lĩnh vực văn thư, lưu trữ và quản lý tài liệu lưu trữ, tài liệu quốc gia. Trong cơ cấu tổ chức của Cục có các trung tâm lưu trữ quốc gia là các đơn vị sự nghiệp lưu trữ thực hiện chức năng của các Lưu trữ lịch sử với nhiệm vụ thu thập, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ. Các trung tâm đó bao gồm:
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I (tại Hà Nội) có nhiệm vụ thu thập, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu gồm : Tài liệu lưu trữ thời kỳ phong kiến; Tài liệu lưu trữ tiếng pháp xứ Bắc Kỳ thời kỳ Pháp thuộc; Tài liệu lưu trữ của chính quyền thân Pháp ở trong vùng tạm bị chiếm từ 1946 đến năm 1954.
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II (Thành phố Hồ Chí Minh) trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức và cá nhân bao gồm: Tài liệu Sổ bộ Hán Nôm Nam bộ; Tài liệu thời kỳ Pháp thuộc xứ Nam Kỳ;Tài liệu của chính quyền thân Pháp có trụ sở trên địa bàn Nam Việt Nam (Nam phần) từ năm 1946 đến năm 1954;Tài liệu thời kỳ Mỹ - Ngụy;Tài liệu cơ quan, tổ chức trung ương của Chính phủ Cách mạng lâm thời Cộng hòa miền Nam Việt Nam và các tổ chức trung ương khác thuộc chính quyền cách mạng từ năm 1975 trở về trước; Tài liệu cơ quan, tổ chức trung ương của Nhà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam trên địa bàn từ tỉnh Đồng Nai trở vào phía Nam và các tài liệu khác được giao quản lý.
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III (tại Hà Nội) được thành lập năm 2005 có nhiệm vụ trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức và cá nhân bao gồm: Tài liệu của cơ quan, tổ chức trung ương và các cơ quan, tổ chức chấp liên khu, khu, đặc khu của Nhà nước Việt Nam Dân chủ cộng hòa; Tài liệu của cơ quan, tổ chức trung ương của Nhà nước Cộng hõa xã hội chủ nghĩa Việt Nam trên địa bàn từ tỉnh Quảng Bình ra phía Bắc; Hồ sơ địa giới hành chính các cấp; Các tài liệu khác được giao quản lý.
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia IV (tại thành phố Đà Lạt, tỉnh Lâm Đồng) được thành lập năm 2006 có nhiệm vụ trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức và cá nhân bao gồm: Tài liệu Mộc bản triều Nguyễn; Tài liệu thời kỳ Pháp thuộc xứ Trung kỳ; Tài liệu của chính quyền thân Pháp có trụ sở trên địa bàn Trung Việt (Trung phần), Cao nguyên Trung phần từ năm 1946 đến năm 1954; Tài liệu cơ quan, tổ chức của chế độ Việt Nam Cộng hòa tại các tỉnh Trung nguyên Trung phần (từ tỉnh Quảng Trị đến tỉnh Bình Thuận) và các tỉnh Cao nguyên Trung phần từ năm 1954 đến năm 1975; Tài liệu cơ quan, tổ chức trung ương của Nhà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam trên địa bàn từ tỉnh Quảng Trị đến tỉnh Bình Thuận và khu vực Tây Nguyên; Các tài liệu khác được giao quản lý.