Câu 5 : Anh/ Chị hãy nêu khái niệm văn bản (dưới góc độ hành chính học). Trình bày quy trình soạn thảo và ban hành văn bản hành chính.

1. Khái niệm văn bản: ..........................................

2. Các bước soạn thảo văn bản hành chính:

Bước 1: Chuẩn bị soạn thảo

Đây là bước quan trọng để giúp cho việc soạn thảo văn bản được thuận lợi và chất lượng gồm các nội dung sau đây:

- Phân công soạn thảo:

Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo. ........................................................................................................................................................................................................................................

- Đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo:

+ Xác định mục đích, tính chất, nội dung của vấn đề cần ra văn bản. Trong đó cần xác định văn bản ban hành nhằm mục đích? Có mấy mục đích? tính chất của văn bản? giới hạn của văn bản (nội dung, đối tượng, phạm vi điều chỉnh)

+ Xác định tên loại và trích yếu nội dung của văn bản: Việc xác định hình thức văn bản sử dụng cần căn cứ vào mục đích, tính chất và nội dung cần văn bản hóa; căn cứ vào chức năng của từng hình thức văn bản và thẩm quyền ban hành của cơ quan để lựa chọn hình thức văn bản phù hợp. ......................................

+ Thu thập thông tin, phân tích, lựa chọn các thông tin cần thiết có liên quan tới nội dung của vấn đề cần văn bản hoá. Thông tin cần thu thập là các thông tin pháp lý và thông tin thực tế từ các nguồn khác nhau với nhiều phương pháp khác nhau. ................................................

+ Xây dựng đề cương: Xây dựng đề cương văn bản nhằm giúp cho việc soạn thảo văn bản thuận lợi. Đề cương được trình bày sơ lược hoặc chi tiết về dự định những điểm cốt yếu trong nội dung và bố cục của văn bản. .................................................................................................

Bước 2: Xây dựng dự thảo văn bản phù hợp với hình thức, thể thức văn bản theo quy định của nhà nước.

- Viết bản thảo:

Trên cơ sở đề cương đã xây dựng, cá nhân hoặc đơn vị chủ trì tiến hành soạn thảo văn bản phù hợp với hình thức, thể thức, nội dung của văn bản đã xác định. Ở khâu này phải sử dụng các câu, từ, cụm từ để diễn đạt các ý trong đề cương nhưng đồng thời vẫn đảm bảo cho văn bản đó tạo thành một thể thống nhất và trọn vẹn về hình thức cũng như nội dung.

Sau khi soạn thảo xong phải kiểm tra về chính tả, kĩ thuật trình bày, mục đích đạt được của văn bản.

- Xin ý kiến góp ý cho bản thảo:

Văn bản có tính chất quan trọng, nội dung phức tạp thì có thể đề xuất với người đứng đầu cơ quan, tổ chức việc tham khảo ý kiến của các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh bản thảo.

- Tổng hợp ý kiến góp ý (nếu có) và hoàn chỉnh dự thảo.

Bước 3: Duyệt văn bản

- Lãnh đạo phụ trách trực tiếp (trưởng hoặc phó) duyệt nội dung bản thảo.

- Cán bộ Văn phòng phụ trách công tác văn thư, lưu trữ ở cấp xã duyệt thể thức và thủ tục pháp lí.

 - Lãnh đạo cơ quan (thủ trưởng hoặc phó thủ trưởng phụ trách lĩnh vực) duyệt và ký ban hành. Nếu là văn bản có tính chất quan trọng, nội dung phức tạp có nhiều vấn đề cần trình kèm theo Hồ sơ trình ký.

Đối với những văn bản thuộc thẩm quyền của tập thể mà việc thông qua phải do tập thể thảo luận và quyết định theo đa số) thì việc thông qua do tập thể quyết định. 

Bước 4: Hoàn thiện thể thức và làm các thủ tục ban hành

- Hoàn chỉnh dự thảo lần cuối, đánh máy (hoặc in), soát lại văn bản và trình ký chính thức.

- Sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền, cán bộ văn thư hoàn thiện thể thức và làm các thủ tục ban hành:

+ Văn thư ghi số, ngày, tháng, năm ban hành văn bản;

+ Nhân bản theo số lượng nơi gửi, nơi nhận;

+ Đóng dấu cơ quan;

+ Làm các thủ tục ban hành;

+ Lưu văn bản theo quy định hiện hành .....................................................

 

Câu 6:Anh/Chị hãy nêu các nguyên tắc xác định giá trị tài liệu. Trình bày nội dung các bước tổ chức công tác xác định giá trị tài liệu.

Trả lời:

  1. Các nguyên tắc xác định giá trị tài liệu:

            Khi xác định giá trị tài liệu, cần phải quán triệt sâu sắc các nguyên tắc sau:

a). Nguyên tắc tính Đảng hay còn gọi là nguyên tắc chính trị: Nội dung cơ bản của nguyên tắc tính Đảng là khi tiến hành xác định giá trị tài liệu phải đứng trên quan điểm của Đảng. Cụ thể là

            - Những tài liệu đưa vào bảo quản trong các lưu trữ phải bảo vệ quyền lợi cho nhân dân, cho dân tộc, cho quốc gia và cho Đảng.

            - Tài liệu lưu trữ là di sản của nhân loại, của quốc gia, dân tộc, của Đảng. Nó là những bằng chứng lịch sử, nguồn sử liệu tin cậy để nghiên cứu lịch sử một cách chính xác. .......................................

b). Nguyên tắc lịch sử: Tài liệu lưu trữ chứa đựng những thông tin quá khứ về nội dung và hình thức; bao giờ cũng in đậm dấu ấn lịch sử hình thành ra nó. Vì thế khi xem xét ý nghĩa của từng tài liệu cần chú ý đến điều kiện, thời gian… mà tài liệu sinh ra.

Nguyên tắc này đòi hỏi khi xét giá trị tài liệu quá khứ không bao giờ được lấy ý kiến chủ quan thời gian hiện tại để xem xét tài liệu đã được sản sinh ra trong quá khứ. ....................................................................

c). Nguyên tắc toàn diện, tổng hợp: Nội dung và hình thức của tài liệu lưu trữ không chỉ có ý nghĩa về một lĩnh vực nhất định trái lại ý nghĩa của tài liệu rất đa dạng và phong phú. Ý nghĩa của tài liệu lưu trữ phụ thuộc vào nội dung thông tin của tài liệu và mục đích sử dụng của người nghiên cứu.

            Tóm lại, ...............................................................................

2. Tổ chức công tác xác định giá trị tài liệu

a. Các giai đoạn xác định giá trị tài liệu

* Giai đoạn xác định giá trị tài liệu tại giai đoạn văn thư cơ quan

- Việc xác định giá trị tài liệu ở giai đoạn văn thư được đặt ra ngay từ khi lập danh mục hồ sơ sự kiến canà lập trong năm văn thư.

- Thời hạn bảo quản ghi trong danh mục hồ sơ dự kiến trong năm có thể được thay đổi sau khi xem xét tài liệu thực tế của hồ sơ khi công việc kết thúc.

- Quá trình đánh giá giá trị tài liệu ở giai đoạn văn thư cơ quan thường được xem xét từng tài liệu trong quá trình lập hồ sơ..

*Giai đoạn xác định giá trị tài liệu tại lưu trữ cơ quan

- Lưu trữ cơ quan là nơi thu thập tài liệu từ văn thư cơ quan và các đơn vị, phòng ban trực thuộc. Vì vậy, thành phần tài liệu thu thập vào lưu trữ cơ quan cũng tương đối phức tạp..

- Nhiệm vụ cùa việc xác định giá trị tài liệu tại lưu trữ cơ quan là cán bộ lưu trữ cần kiểm tra lại toàn bộ những hồ sơ từ văn thư cơ quan và các phòng ban chức năng khi giao nộp vào lưu trữ cơ quan. Hồ sơ, tài liệu sau khi thu được cần xem xét đánh giá lại giá trị một lần nữa để lựa chọn những hồ sơ có giá trị thực tiễn và giá trị lịch sử..

* Xác định giá trị tài liệu ở lưu trữ lịch sử

- Trong quá trình hoạt động của các cơ quan không thể tránh  khỏi sự trùng lặp thông tin tài liệu giữa các phông lưu trữ. Vì vậy, khi chuyển giao vào lưu trữ lịch sử từ lưu trữ cơ quan cũng cần phải xác định, đánh giá lại giá trị tài liệu

- Công tác xác định giá trị tài liệu tại các lưu trữ lịch sử cũng được thực hiện phối hợp với công tác phân loại, thống kê và chỉnh lý tài liệu. Thời hạn giao nộp của các hồ sơ có thể được  xeưm xét và thay đổi nếu  thấy cần thiết. .

b. Hội đồng xác định giá trị tài liệu

- HĐXĐGTTL là 1 tổ chức tư vấn ở các cơ quan khi tiến hành xác định giá trị tài liệu, do thủ trưởng cơ quan ký quyết định thành lập mỗi khi tổ chức xác định giá trị tài liệu .

- Nhiệm vụ của HĐXĐGTTL: tư vấn cho thủ trưởng cơ quan xem xét và quyết định các danh mục hồ sơ, tài liệu cần giữ lại bảo quản và danh mục hồ sơ tài liệu hết giá trị → HĐXĐGTTL sẽ giúp cho việc xác định giá trị tài liệu của cơ quan được thực hiện một cách thống nhất, chính xác và đúng với quy định của nhà nước. .

- Cơ cấu của HĐXĐGTTL: thành viên của HĐXĐGTTL phài là những người có hiểu biết về giá trị thực tiễn và giá trị lịch sử của tài liệu, hiểu rõ những tài liệu càn giữ lại để phục vụ hiện hành và nghiên cứu lịch sử trong tương lại.

- Hoạt động của HĐXĐGTTL .

+ Từng thành viên trong hội đồng xem xét đánh giá danh mục các tài liệu được giữ lại bảo quản và danh mục tài liệu đề nghị loại huỷ. Đối với danh mục tài liệu loại huỷ cần xem xét thực tế tài liệu;

+ Hội đồng thảo luận tập thể vào biểu quyễt theo đa số;.

+ Thông qua biên bản, trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định.

c. Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu

- Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu do người đứng đầu cơ quan lưu trữ trung ương thành lập với mục đích

+ Tư vấn cho Cục trưởng Cục Văn thư lưu trữ nhà nước trong việc kiểm tra, phê duyệt kết quả xác định giá trị tài liệu của cơ quan lưu trữ cấp trung ương;

+ Tư vấn cho lưu trữ tỉnh trong việc thẩm tra và đuyệt kết quả xác định giá trị tài liệu của cơ quan lưu trữ cấp tỉnh, huyện.

Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu được thành lập theo nhu cầu của công tác xác định giá trị tài liệu của mỗi cơ quan cụ thể.

d. Tiêu huỷ tài liệu hết giá trị

- Tiêu huỷ tài liệu hết giá trị là công việc thường xuyên. của các cơ quan lưu trữ. Sau khi tiến hành xác định giá trị tài liệu, lựa chọn được những tài liệu có giá trị thực tiễn và giá trị lịch sử để bảo quản thì sẽ có một số tài liệu hết giá trị, không cần bảo quản nữa và đem đi tiêu huỷ.

- Việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị có ý nghĩa đối với việc tiết kiệm ngân sách cho nhà nước, giải phóng kho tàng, trang thiết bị bảo quản và nhân lực. Việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị được thực hiện theo quy định của pháp luật và của ngành lưu trữ

 

Câu 7 : Anh/ Chị hãy nêu khái niệm, vị trí, ý nghĩa của công tác văn thư. Phân tích các yêu cầu đối với cán bộ làm công tác văn thư. Cho ví dụ minh họa

Trả lời:

1. Khái niệm: ...............................................................

2. Vị trí, ý nghĩa của công tác văn thư:

Vị trí: Công tác văn thư chiếm một vị trí hết sức quan trọng góp phần vào hoạt động của cơ quan, đơn vị có nề nếp khoa học, có hiệu lực và hiệu quả cao...........

......................................................................................................

Ý nghĩa:

Công tác văn thư là công tác quan trọng không thể thiếu được trong việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mỗi cơ quan, tổ chức. Vì các cơ quan này đều phải sử dụng văn bản, tài liệu để phổ biến các chủ trươn....................................................

Công tác văn thư đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác những thông tin cần thiết bằng văn bản phục vụ cho công tác lãnh đạo của Đảng và hoạt động quản lý của nhà nước để truyền đạt phổ biến những thông tin mang tính............................

Công tác văn thư đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu làm bằng chứng pháp lý chứng minh cho hoạt động của cơ quan một cách chân thực, ...................................

Công tác văn thư góp phần giải quyết các công việc của cơ quan nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng, đúng chính sách và đúng chế độ của pháp luật.

Làm tốt công tác văn thư sẽ đảm bảo giữ gìn bí mật của cơ quan tổ chức

Làm tốt công tác văn thư góp phần làm tốt công tác lưu trữ .

2. Yêu cầu của cán bộ làm công tác văn thư

a.  Yêu cầu về phẩm chất chính trị

Cán bộ văn thư hàng ngày tiếp xúc với văn bản, có thể nắm được những hoạt động của các cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị-xã hội, trong đó có cả những vấn đề có tính chất cơ mật. Vì vậy, đòi hỏi đầu tiên với người cán bộ văn thư là yêu cầu về phẩm chất chính trị, cụ thể là:

- Cán bộ văn thư phải có lòng trung thành thể hiện bằng sự trung thành với chế độ xã hội chủ nghĩa, trung thành với các .......................................................................

- Cán bộ văn thư phải tuyệt đối tin tưởng vào đường lối, chính sách của Đảng và Nhà nước, giữ vững ........................................................

- Cán bộ văn thư phải luôn có ý thức chấp hành nghiêm chỉnh pháp luật của Nhà nước, coi việc chấp hành pháp luật là nghĩa vụ của mình.

- Cán bộ văn thư phải luôn rèn luyện bản thân, coi việc học tập chính trị, nâng cao trình độ hiểu biết về Đảng, ................................................................

b.  Yêu cầu về chuyên môn nghiệp vụ

Yêu cầu về chuyên môn nghiệp vụ của cán bộ văn thư phải được thể hiện trên hai mặt là lý luận nghiệp vụ và kỹ năng thực hành.

Về lý luận nghiệp vụ: Người cán bộ văn thư phải nắm vững lý luận nghiệp vụ về công tác văn thư, trong đó phải hiểu nội dung nghiệp vụ, cơ sở khoa học và điều kiện thực tiễn để thực hiện nghiệp vụ đó. Bên cạnh sự hiểu biết về chuyên môn nghiệp vụ phải có sự hiểu biết về một số nghiệp vụ cơ bản khác có liên quan để hỗ trợ cho nghiệp vụ chuyên môn của mình. Yêu cầu quan trọng đặt ra đối với người cán bộ văn thư là .....................................................................................................

Về kỹ năng thực hành: Người cán bộ văn thư không chỉ nắm vững lý luận nghiệp vụ mà còn phải có kỹ năng thực hành. Chính kỹ năng thực hành sẽ là thước đo năng lực thực tế của người cán bộ văn thư một cách trung thực, chính xác nhất. ...........................................................................................................................

c. Các yêu cầu khác đối với cán bộ làm công tác văn thư

v  Tính bí mật

Tính bí mật ở người cán bộ văn thư phải được thể hiện cụ thể:

- Có sự kín đáo.

- Có ý thức giữ gìn bí mật

- Bất cứ trong trường hợp nào khi ra khỏi phòng làm việc không được để văn bản, tài liệu trên bàn; những ghi chép có nội dung quan trọng không được vứt vào sọt rác.

- Luôn luôn cảnh giác, không để kẻ gian lợi dụng sơ hở để nắm bí mật của Đảng, bí mật của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội..

v  Tính tỉ mỉ

Nội dung công việc hằng ngày đòi hỏi phải cụ thể đến từng chi tiết. Vì vậy cán bộ văn thư phải có tính tỉ mỉ. Tính tỉ mỉ phải được thể hiện trên các nội dung:

- Bất cứ công việc nào đều phải thực hiện hoàn chỉnh đến từng chi tiết nhỏ, không được bỏ qua bất cứ một chi tiết nào dù là nhỏ nhất, đặc biệt đối với việc thống kê và kiểm tra các nhiệm vụ, ghi chép và chuyển những lời nhắn v.v...

- Không được bỏ sót bất cứ công việc nào trong nhiệm vụ thường ngày cũng như đối với công việc đột xuất mới nảy sinh..

v  Tính thận trọng

Trước khi làm một việc gì hoặc đề xuất một việc gì đều phải suy xét một cách thận trọng, đặc biệt đối với việc phát hiện những sai sót của cán bộ trong các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội về công tác văn thư; những trường hợp nghi ngờ văn bản giấy tờ giả mạo, những nghi vấn về việc sử dụng con dấu không đúng quy định. Tính thận trọng sẽ giúp cán bộ văn thư có được những ý kiến chắc chắn, tránh phạm phải sai lầm..

v  Tính ngăn nắp, gọn gàng

Sự ngăn nắp gọn gàng phải luôn luôn thường trực đối với người cán bộ văn thư. Cán bộ văn thư luôn tiếp xúc với văn bản giấy tờ, nội dung công việc lại phức tạp, nếu không gọn gàng ngăn nắp thì sẽ ảnh hưởng không nhỏ đến công việc.

 Mặt khác, phòng làm việc của văn thư không chỉ một mình cán bộ văn thư làm việc mà còn là nơi có nhiều người đến liên hệ công tác như xin cấp giấy giới thiệu, tra tìm văn bản, đóng dấu giấy tờ v.v... Nếu không trật tự ngăn nắp sẽ gây ấn tượng không tốt đối với cán bộ văn thư. .

v  Độ tin cậy

Cán bộ văn thư là người tiếp xúc với văn bản, nắm được nội dung hoạt động của cơ quan. Vì vậy người văn thư luôn luôn phải thể hiện độ tin cậy. Do có nhiều công việc nên lãnh đạo không thể quan tâm và kiểm tra hết mọi công việc của văn thư. Phần lớn lãnh đạo đều tin tưởng ở văn thư. Vì vậy, cán bộ văn thư phải giữ vững sự tin tưởng đó để lãnh đạo có thể yên tâm làm việc.

       Mặt khác, người cán bộ văn thư phải được đào tạo về nghiệp vụ chuyên môn và luôn luôn bảo đảm nghiệp vụ không sai sót. Điều đó làm cho cán bộ lãnh đạo yên tâm và tin cậy cán bộ văn thư.

v  Tính nguyên tắc

Nội dung nghiệp vụ văn thư phải được thực hiện theo chế độ quy định của Đảng, Nhà nước và của cơ quan, trước hết là các quy định của cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị-xã hội như: chế độ bảo vệ bí mật, quy định về công tác văn thư, lưu trữ, quy định về quản lý và sử dụng con dấu, v.v... Dù bất cứ lúc nào và hoàn cảnh nào người cán bộ văn thư phải giữ đúng nguyên tắc, không được phép thay đổi hoặc làm trái quy định. Đặc biệt người cán bộ văn thư phải có ý thức rằng không có bất cứ một ngoại lệ nào trong các quy định. .

Câu 8 Công tác lưu trữ là gì? Anh/Chị hãy trình bày nội dung và tính chất của công tác lưu trữ tài liệu ở nước ta hiện nay.

1. Khái niệm……………………………………………

2. Nội dung của công tác lưu trữ tài liệu ở nước ta hiện nay.

*Hoạt động quản lý

- Xây dựng và chỉ đạo thực hiện quy hoạch, kế hoạch phát triển lưu trữ;

- Xây dựng, ban hành và tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật về lưu trữ;

* Hoạt động nghiệp vụ

- Thực hiện các quy trình nghiệp vụ lưu trữ như: thu thập, bổ sung tài liệu; xác định giá trị tài liệu; bảo quản an toàn tài liệu; thống kê xây dựng hệ thống công cụ tra cứu và tổ chức khai trhác sử dụng cs hiệu quả tài liệu lưu trữ

* Tổ chức nghiên cứu khoa học lưu trữ, đào tạo cán bộ lưu trữ, hợp tác quốc tế về lưu trữ.

3. Tính chất của công tác lưu trữ

* Tính chất khoa học

- Nghiên cứu để tìm ra các quy luật của xã hội được phản ánh qua tài liệu lưu trữ.

- Xây dựng hệ thống lý luận về lưu trữ để làm tiền đề, cơ sở thực hiện các nghiệp vụ cùa công tác lưu trữ như: phân loại, xác định giá trị, thu thập bổ sung……………..

- Khoa học lưu trữ kế thừa những thành tựu của những ngành khoa học khác để bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ, thông tin nhanh chóng, chính xác nội dung của tài liệu.

- Hệ thống tiêu chuẩn về công tác lưu trữ. .

* Tính cơ mật

- Một số tài liệu lưu trữ có liên quan đến bí mật của quốc gia mà kể thù và các thế lực thù địch luôn muốn biết để đối phó với chúng ta. Do đó những tài liệu có nội dung bí mật đó phải được đảm bảo an toàn. .