Câu 9: Anh/ Chị hãy nêu khái niệm quy phạm pháp luật hành chính. Trình bày các hình thức thực hiện quy phạm pháp luật hành chính và mối quan hệ của nó. Cho ví dụ minh họa.

1. Khái niệm QPPLHC...............................................          

2. Thực hiện quy phạm pháp luật hành chính

- Khái niệm:..............................................

- Các hình thức thực hiện

+ Chấp hành quy phạm pháp luật hành chính: là việc các cơ quan, tổ chức và cá nhân làm theo đúng những yêu cầu của quy phạm pháp luật hành chính.

Các chủ thể của quan hệ pháp luật hành chính thưc hiện hành vi chấp hành quy phạm pháp luật hành chính trong những trường hợp sau:

- Khi thực hiện đúng các hành vi mà quy phạm pháp luật hành chính cho phép;

- Khi thực hiện đúng các hành vi mà quy phạm pháp luật hành chính buộc phải thực hiện;

- Khi không thực hiện những hành vi mà quy phạm pháp luật hành chính cấm thực hiện.

+ Áp dụng quy phạm pháp luật hành chính: là việc cơ quan có thẩm quyền của nhà nước căn cứ vào pháp luật hiện hành để giải quyết các công việc cụ thể phát sinh trong quá trình quản lý hành chính nhà nước. Việc áp dụng quy phạm pháp luật hành chính phải tuân theo những yêu cầu sau:

- Việc áp dụng quy phạm pháp luật hành chính phải tuân theo những yêu cầu của nguyên tắc pháp chế xã hội chủ nghĩa và đảm bảo nhân dân lao động có điều kiện tham gia vào quản lý nhà nước theo Ðiều 12 và Ðiều 53 Hiến pháp 1992. Vì áp dụng quy phạm pháp luậỷt hành chính là hoạt động của các cơ quan nhà nước có thẩm quyền giải quyết tất cả những vấn đề có liên quan đến quyền lợi của các tổ chức, cá nhân.

- Việc áp dụng quy phạm pháp luật hành chính trực tiếp làm phát sinh, thay đổi hay chấm dứt các quan hệ pháp luật hành chính cụ thể, vì vậy phải được thực hiện bởi cơ quan có thẩm quyền của nhà nước và phải được tiến hành theo đúng trình tự, thủ tục, đúng thời hạn pháp luật quy định, phải xem xét, giải quyết đúng hạn các yêu cầu nhận được, trả lời công khai, chính thức về kết quả giải quyết cho các đối tượng có liên quan.

Ví dụ: Ðiều 36 Luật khiếu nại tố cáo 02/12/98, cơ quan, cá nhân có thẩm quyền phải giải quyết khiếu nại, tố cáo trong thời hạn 30 ngày (nếu phức tạp, không quá 45 ngày).

3. Mối quan hệ giữa chấp hành và áp dụng quy phạm pháp luật hành chính

+ Chấp hành - áp dụng: ..............................

+ Không chấp hành - áp dụng: ...................................

+ Áp dụng- chấp hành: ....................................................

Câu 10: Anh/Chị hãy nêu khái niệm con dấu. Trình bày tầm quan trọng của con dấu và nguyên tắc đóng dấu.

1. Khái niệm và tầm quan trọng:

            Con dấu là............................. 

Con dấu thể hiện .................................

Dấu là ...................................... 

Con dấu là ................................

Con dấu còn là thành phần quan trọng giúp các cơ quan, tổ chức tránh được tình trạng giải mạo giấy tờ. 

2. Bảo quản con dấu.

            Con dấu phải được bảo quản cẩn thận tại trụ sở làm việc của cơ quan, không được phép mang con dấu ra khỏi cơ quan khi chưa có sựđồng ý của người có thẩm quyền.

            Con dấu phải được treo trên giá, cất vào tủ có khoá cẩn thận, không được để con dấu trên bàn khi không có mặt ở phòng làm việc. 

            Khi con dấu bị bẩn, không được dùng vật nhọn để cậy chất bụi, bẩn bám trên con dấu, Có thể dùng xăng và bàn chải lông mềm để cọ rửa con dấu. 

3. Nguyên tắc đóng dấu:

- Con dấu được đóng trùm từ 1/4 đến 1/3 bên trái của chữ ký.  

- Không được đóng dấu vào các văn bản chữ có chữ ký của người có thẩm quyền, không đóng vào giấy trắng, giấy nháp. 

- Dấu phải được đóng khi văn bản đã có chữ ký của người có thẩm quyền, không được đóng trước khi ký. 

- Dấu đóng phải ngay ngắn, rõ ràng, không được đóng chồng lên nhau, không nhoè mực. Trong trường hợp đóng dẫu sai thì phải huỷ bỏ văn bản và lmà lại văn bản mới. 

- Trong trường hợp đóng dấu sai thì phải hủy văn bản để làm lại văn bản mới. 

Câu 11:

-          Giao nhiệm vụ soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo văn bản

-          Đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo có trách nhiệm thực hiện các công việc của mình

-          Trình duyệt bản thảo VB kèm theo tài liệu có liên quan

-          Đánh máy, nhân bản

-          Kiểm tra VB trước khi ký ban hành

-          Ký VB

Câu 12: Thủ tục hành chính được quy định chặt chẽ

-          Thủ tục hành chính được thực hiện bởi nhiều cơ quan và công chức nhà nước

-          Thủ tục hành chính là trình tự và cách thức giải quyết công việc nội bộ của nhà nước và thực hiện nghĩa vụ hành chính trong giải quyết các công việc có liên quan đến quyền và nghĩa vụ pháp lý của công dân

-          Thủ tục hành chính được quy định thành những khuôn mẫu ổn định tương đối chặt chẽ và ứng với từng trường hợp cụ thể

-          Thủ tục hành chính gắn liền với công tác văn thư, một hoạt động quan trọng và không thể thiếu trong mọi cơ quan, tổ chức nhà nước

-          Lấy ví dụ minh họa

Câu 13 (5 điểm): Anh/Chị hãy trình bày những kỹ năng cần thiết của nhân viên văn thư?

Với sự phát triển về kinh tế và đa dạng các loại hình dịch vụ hiện nay, để thực hiện tốt nhiệm vụ lưu trữ, phân loại và quản lý các loại hồ sơ, giấy tờ, sổ sách nhằm phục vụ hiệu quả cho các công việc của doanh nghiệp, công ty thì nhân viên văn thư cần có chuyên môn và những kỹ năng cần thiết cho công việc sau:

Kỹ năng chuyên môn

  • Nắm vững nghiệp vụ chuyên môn văn thư lưu trữ, hiểu rõ về nhiệm vụ công việc được phân công.
  • Thao tác thành thạo các nghiệp vụ chuyên môn đúng yêu cầu.
  • Khả năng truyền đạt, hướng dẫn các nghiệp vụ chuyên môn cho người khác.
  • Khả năng thao tác và sử dụng tốt các trang thiết bị văn phòng hiện đại.

Kỹ năng quản lý, tổ chức, sắp xếp công việc

  • Tổ chức tốt công việc quản lý, sắp xếp hồ sơ giấy tờ của đơn vị để dễ dàng tìm kiếm phục vụ cho công việc.
  • Tư duy logic, biết phản ứng và tự phán đoán các tình huống công việc một cách nhanh chóng.
  • Khả năng quyết định chính xác và kịp thời những vấn đề cần thiết trong phạm vị trách nhiệm và quyền hạn trong công việc.
  • Nhanh nhạy cảm nhận được vấn đề và khéo léo trong cách xử lý, giải quyết vấn đề sao cho hợp lý và hiệu quả.
  • Biết quản lý thời gian, sắp xếp công việc và phân bổ thời gian hợp lý.

Kỹ năng giao tiếp và kỹ năng văn phòng

  • Biết cách ghi chép nhanh, ghi tốc ký, nhập dữ liệu bằng máy ghi âm.
  • Biết soạn thảo văn bản, lập hồ sơ và lưu trữ văn bản.
  • Khả năng nhớ chính xác các thông tin cần thiết về những cá nhân, sự kiện thời gian, số liệu trong đơn vị công tác.
  • Luôn có thái độ cư xử đúng mực, lịch sự, hài hoà với mọi người.
  • Phong thái và giọng nói tự tin và thuyết phục.

Kỹ năng tin học văn phòng

  • Biết sử dụng các chương trình tin học văn phòng căn bản như MS Word, Excel... để soạn thảo văn bản, soạn thảo hợp đồng, làm thư mời, thực hiện thống kê... theo yêu cầu công việc.