Câu 1 Anh/ Chị hãy nêu khái niệm công tác văn thư. Trình bày trách nhiệm của thủ trưởng cơ quan và văn thư chuyên trách trong việc thực hiện các nhiệm vụ của công tác văn thư.

 Trả lời:

1. Khái niệm: ....................................................

2. Trách nhiệm của thủ trưởng cơ quan trong việc thực hiện các nhiệm vụ của công tác văn thư

Thủ trưởng cơ quan chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ công tác văn thư trong phạm vi cơ quan mình và chỉ đạo nghiệp vụ công tác văn thư ở cơ quan cấp dưới và các đơn vị cơ sở trực thuộc.

Công tác văn thư của cơ quan có làm tốt hay không trước hết thuộc trách nhiệm của  thủ trưởng cơ quan. Để thực hiện nhiệm vụ này, thủ trưởng cơ quan có thể giao cho Chánh văn phòng hoặc trưởng phòng hành chính (ở cơ quan không có văn phòng) tổ chức quản lý công tác văn thư trong phạm vi trách nhiệm của mình.

Thủ trưởng cơ quan có trách nhiệm giải quyết kịp thời, chính xác các văn bản đến của cơ quan

Thủ trưởng cơ quan có thể giao cho cấp dưới giải quyết nhưng phải chịu trách nhiệm chung về việc giải quyết các văn bản đó

Thủ trưởng cơ quan phải ký những văn bản quan trọng của cơ quan theo quy định của nhà nước. Thủ trưởng cơ quan có thể giao cho cấp phó của mình ký thay nhưng văn bản mà theo quy định thì mình phải ký và những văn bản thuộc phạm vi lĩnh vực công tác đã giao cho cấp phó phụ trách hoặc giao cho Chánh văn phòng (hoặc trưởng phòng hành chính) của cơ quan ký thừa lệnh những văn bản có nội dung không quan trọng.

Ngoài những nhiệm vụ chính nêu trên,........................................ .........................................................................................................................

3. Trách nhiệm của văn thư chuyên trách trong việc thực hiện các nhiệm vụ của công tác văn thư.

- Tiếp nhận, đăng ký văn bản

- Trình văn bản giao

- Giúp Chánh văn phòng hoặc trưởng phòng hành chính hoặc người được giao có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc, giải quyết kịp thời văn bản đến

- Tiếp nhận các dự thảo của văn bản trình người có thảm quyền xem xét, phê duyệt, ký ban hành

- Kiểm tra hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản. ghi ngày tháng năm ký ban hành văn bản, đóng dấu văn bản

- Đăng ký, làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo........................

- Sắp xếp, bảo quản, phục vụ việc tra cứu và sử dụng văn bản lưu

- Hướng dẫn lập danh mục hồ sơ, lạp hồ sơ và giao nộp hồ sơ và lưu trữ cơ quan. Giúp Chánh văn phòng hoặc trưởng phòng hành chính đôn đốc, nhắc nhở, kiểm tra công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan

- Bảo quản và sử dụng các loại con dấu của cơ quan

Ngoài những công việc chính như nói trên, ................

Câu 2 :Anh/ Chị hãy nêu khái niệm tài liệu lưu trữ. Trình bày các đặc điểm và loại hình tài liệu lưu trữ. Cho ví dụ minh họa.

Trả lời:

1. Khái niệm:.........................................................

2. Đặc điểm chủ yếu của tài liệu lưu trữ

Nội dung của tài liệu lưu trữ chứa đựng những thông tin quá khứ, phản ánh các thành tựu lao động sáng tạo của nhân dân trong các thời kỳ lịch sử, hoặc những cống hiến to lớn của các anh hùng dân tộc, các nhà khoa học và nhà văn hoá nổi tiếng.

            Tài liệu lưu trữ có tính chính xác cao. Nó là bản chính, trường hợp không có bản chính thì có thể dùng bản sao có gái trị như bản chính thay thế. Tài liệu lưu trữ phải có đầy đủ các thể thức văn bản, lời văn của tài liệu lưu trữ phải chính xác.

            Tài liệu lưu trữ do Nhà nước thống nhất quản lý. Nó được đăng ký, bảo quản và nghiên cứu sử dụng theo những quy định của pháp luật.

            Tài liệu lưu trữ phản ánh hoạt động của hầu hết các ngành trong xã hội nên nó bao gồm nhiều loại hình phong phú, đa dạng.

                  Tóm lại: ............................................

3. Các loại hình tài liệu lưu trữ

+ Tài liệu hành chính

 - là tài liệu có nội dung phản ánh những hoạt động về tổ chức, quản lý và hoạt động của các cơ quan, tổ chức trên các mặt chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội, quân sự, ngoại giao…

-...........................................................................................

-........................................................................................

+ Tài liệu khoa  học kỹ thuật

-  là những tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức và cá nhân về các lĩnh vực xây dựng cơ bản, chế tạo sản phẩm công nghiệp, nghiên cứu khoa học và điều tra khảo sát tài nguyên thiên nhiên.

- ....................................................

+ Tài liệu nghe nhìn. .

Đó là những tài liệu về phim điện ảnh, ảnh và tài liệu ghi âm. Chúng ghi lại các sự kiện, hiện tượng có ý nghĩa chính trị, văn hoá, khoa học lịch sử và các ý nghĩa khác.

+ Tài liệu văn học nghệ thuật .

- phản ánh các hoạt động sáng tác văn học, nghệ thuật… của các nhà văn, nhà thơ, nghệ sỹ, …

- Loại hình tài liệu này chủ yếu các tài liệu cá nhấn: ...................................

+ Tài liệu điện tử

- Hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tỏ chức, cá nhân khi ứng dụng công nghệ thông tin trong quá trình hoạt động của mình.

- Tài liệu điện tử thích hợp cho việc điều khiển, truyền dẫn hoặc sử lý bằng máy tính, công nghệ.

 

Câu 3 :Anh/ Chị hãy nêu khái niệm, vị trí, ý nghĩa của công tác văn thư. Phân tích các yêu cầu của công tác văn thư. Cho ví dụ minh họa

Trả lời:

     1. Khái niệm: ........................................

2. Vị trí, ý nghĩa của công tác văn thư:

Vị trí: Công tác văn thư chiếm một vị trí hết sức quan trọng góp phần vào hoạt động của cơ quan, đơn vị có nề nếp khoa học, có hiệu lực và hiệu quả cao. Nó là sợi dây truyền nối liền cấp trên với cấp dưới, cơ quan này với cơ quan khác đảm bảo các hoạt động thông tin chính thống cho cơ quan và các cơ quan khác.............................

...................................................................................................

Ý nghĩa:

Công tác văn thư là công tác quan trọng không thể thiếu được trong việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mỗi cơ quan, tổ chức. .....................................

Công tác văn thư đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác những thông tin cần thiết bằng văn bản phục vụ cho công tác lãnh đạo của Đảng và hoạt động quản lý của nhà nước để truyền đạt phổ biến những thông tin mang tính pháp lý nhằm phục vụ nhiệm vụ quản lý Nhà nước, đơn vị nói chung.

Công tác văn thư đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu làm bằng chứng pháp lý chứng minh cho hoạt động của cơ quan một cách chân thực, tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ.

Công tác văn thư góp phần giải quyết các công việc của cơ quan nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng, đúng chính sách và đúng chế độ của pháp luật.

Làm tốt công tác văn thư sẽ đảm bảo giữ gìn............................

Làm tốt công tác văn thư góp phần...................

2. Yêu cầu của công tác văn thư

 a.  Nhanh chóng.

Đây là yêu cầu quyết định đến hiệu suất của công tác văn thư và hoạt động các cơ quan. Quá trình giải quyết công việc của cơ quan phụ thuộc rất nhiều vào việc xây dựng văn bản, tổ chức quản lý và giải quyết văn bản. Do đó, xây dựng văn bản nhanh chóng, giải quyết văn bản kịp thời sẽ góp phần vào việc giải quyết nhanh mọi công việc của mỗi cơ quan. .....................................

b.  Chính xác.

- Về mặt nội dung: ................................

- Về mặt thể thức văn bản: .............................

- Đảm bảo tính chính xác về nghiệp vụ văn thư phải được quán triệt một cách đầy đủ trong các khâu nghiệp vụ như đánh máy văn bản, đăng ký và chuyển giao văn bản; yêu cầu chính xác còn phải được thể hiện trong việc thực hiện đúng các chế độ quy định của Nhà nước.

c.  Bí mật....

Là một yêu cầu quan trọng trong quản lý công tác văn thư. Văn bản tài liệu  được hình thành ra trong các cơ quan, đơn vị, tổ chức đều chứa đựng những thông tin bí mật với các mức độ khác nhau, có loại thuộc bí mật Quốc gia, có loại thuộc bí mật của một ngành, một địa phương, có loại thuộc bí mật của một cơ quan....................

..................................................................................................................

d.  Hiện đại.

Hiện đại hóa công tác văn thư là một trong những tiền đề để nâng cao năng suất, chất lượng công tác và ngày càng trở thành nhu cầu cấp bách của mỗi cơ quan. Phần lớn các công việc trong công tác văn thư đều sử dụng các phương tiện và kỹ thuật Văn phòng hiện đại. .....................................................................................

...........................................................................................................................................................................................................................................................

Câu 4: Anh/Chị hãy nêu khái niệm xác định giá trị tài liệu. Trình bày các tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu. Cho ví dụ minh họa

 Trả lời:

  1. Khái niệm xác định giá trị tài liệu…………………….
  2. Tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu:

a. Tiêu chuẩn ý nghĩa nội dung của tài liệu

- Vận dụng tiêu chuẩn này khi xác địnn giá trị tài liệu trong 1 phông lưu trữ cần đánh giá cao những tài liệu có nội dung phản ánh trực tiếp chức năng, nhiệm vụ và các mặt hoạt động chính của cơ quan đơn vị hình thành phông. Đồng thời cũng đánh giá cao những tài liệu có nội dung tổng kết đánh giá quá trình hoạt động của đơn vị hình thành phông qua từng thời kỳ lịch sử.

- Đối với những tài liệu nội dung không liên quan đến chức năng, nhiệm vụ chính của cơ quan, đơn vị hình thành phông thì không cần định thời hạn bảo quản lâu dài cho những tài liệu đó trong phông.

- Khi xác định giá trị cần phải đặt tài liệu trong mối liên hệ với các tài liệu khác trong phông

b. Tiêu chuẩn tác giả tài liệu

- Tác giả tài liệu là cơ quan, tổ chức, cá nhân sản sinh ra tài liệu. Tác giả của tài liệu thường được ghi dấu ngay trên hình thức của tài liệu.

- Trong 1 phông lưu trữ, tài liệu hình thành từ các nguồn khác nhau

- Đối với phông lưu trữ cơ quan, tài liệu của chính cơ quan đó sản sinh ra để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan mình thì cần phải giữ lại lâu dầi và vĩnh viễn.

- Đối với cơ quan là cấp trên gửi xuống có nội dung liên quan đến việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan thì cần bảo quản lâu dài; còn những tài liệu không liên quan trực tiếp đến chức năng, nhiêm vụ của cơ quan thì bảo quản tạm thời hoặc lưu trữ một thời gian nhất định ở lưu trữ cơ quan.

- Đối với tài liệu do cấp dưới và các đơn vị trực thuộc gửi lên có nội dung báo cáo công tác phản ánh hoặc tổng kết những nhiệm vụ do cơ quan hình thành phông giao thì cần phải bảo quản lâu dài.

- Đối với tài liệu của các nguồn khác gửi đến song liên quan đến việc giải quyết các công việc cụ thể và nằm trong hồ sơ công việc do cơ quan có trách nhiệm giải quyết thì tài liệu được đánh giá giá trị ở cấp độ hồ sơ công việc, không đánh giá riêng lẻ ở cấp độ từng tài liệu.

- Đối với tài liệu lưu trữ cá nhân, việc xác định giá trị tài liệu được xác định dựa vào vai trò, vị trí và những đóng góp của cá nhân đó đối với sự phát triển của quốc gia, dân tộc hay 1 ngành, 1 lĩnh vực nhất định. Những cá nhân lịch sử tiêu biểu thì tài liệu đều được bảo quản lâu dài, vĩnh viễn trong các TTLTQG.

c. Tiêu chuẩn ý nghĩa cơ quan đơn vị hình thành phông

- Vận dụng tiêu chuẩn này khi xác định giá trị tài liệu phông lưu trữ quốc gia Việt Nam chúng ta cần đánh giá cao những phông lưu trữ mà cơ quan, đơn vị hình thành phông có vị trí quan trọng hành đầu trong bộ máy lãnh đạo của Đảng và  nhà nước.

- Đối với những phông tài liệu mà cơ quan, đơn vị hình thành phông không có vai trò, vị trí quan trọng khi xác định giá trị tài liệu chúng ta cần chú ý đến việc lựa chọn những tài liệu chủ yếu liên quan đến việc nghiên cứu lịch sử cơ quan đơn vị hình thành phông.

d. Tiêu chuẩn sự trùng lặp thông tin trong tài liệu

- Áp dụng tiêu chuẩn này trong trường hợp gặp những văn bản có thông tin trùng lặp do sao in văn bản thì cần phải lựa chọn và đánh giá cao những văn bản là bản chính, bản gốc, bản có bút tích của lãnh đạo cơ quan và người có trách nhiệm thực hiện văn bản…………………………

- Trường hợp gặp những thông tin trùng lặp do sự tổng hợp thông tin từ nhiều tài liệu khác thì văn bản có sự tổng hợp thông tin thường được đánh giá cao hơn những văn bản có thông tin bị tổng hợp. Tuy nhiên ………………………………..

e. Tiêu chuẩn thời gian và địa điểm hình thành tài liệu

* Về thời gian

- Thời gian của tài liệu bao gồm thời gian sản sinh ra tài liệu và thời gian của sự vật, hiện tượng được đề cập đến trong nội dung của tài liệu.

- Trong nhiều trường hợp, 2 loại thời gian trên của văn bản trùng nhau. Cũng có những tài liệu 2 khoảng thời gian này tương đối cách xa nhau như: biên bản ghi chép về hiện trường, bản tường trình…

- Khi tiến hành xác định giá trị tài liệu những tài liệu nào có thời gian sản sinh gần với sự việc  xảy ra trong thực tế thì càng mang tính xác thực hơn và được đánh giá cao hơn. Những tài liệu được sản sinh ra trong những thời kỳ lịch sử đặc biệt cũng được đánh giá cao. Ví dụ: tài liệu trước năm 1945, tài liệu trong cuộc kháng chiến chống thực dân pháp, đế quốc Mỹ,…

* Địa điểm tài liệu

- Địa điểm tài liệu có thể là địa danh sản sinh ra tài liệu hoặc địa danh được nhắc tới trong nội dung tài liệu.

- Trong trường hợp địa danh là nơi lập ra tài liệu trùng với địa danh được nhắc tới trong nội dung tài liệu thì tài liệu sẽ được đánh giá cao hơn đối với những tài liệu khác.

- Khi xác định giá trị tài liệu phông lưu trữ quốc gia Việt Nam cần chú ý đến những tài liệu sản sinh tại những địa danh có ý nghĩa quan  trọng về kinh tế, chính trị, xã hội của đất nước. .

- Đối với những tài liệu có giá trị lịch sử cần đánh giá cao đối với các tài liệu sản sinh tại các địa danh trực tiếp xảy ra các cuộc kháng chiến của dân tộc mặc dù những tài liệu này còn có một số thiếu sót về vấn đề thể thức của văn bản.

f. Tiêu chuẩn mức độ hoàn chỉnh và chất lượng của phông lưu trữ

- Vận dụng tiêu chuẩn này trong việc xác định giá trị tài liệu nếu gặp những phông lưu trữ mà tài liệu của chúng vì nhiều lý do bị mất mát, thất lạc nhiều, khối tài liệu có giá trị ít thì chúng ta cũng cần giữ lại những tài liệu ít giá trị để bảo quản trong phông.

- Trong điều kiện cho phép, có thể sưu tầm những tài liệu có liên quan để bổ sung hoàn chỉnh phông lưu trữ bằng việc sao in tài liệu tại các phông của đơn vị chủ quản cấp trên hoặc phông lưu trữ của cấp dưới. .

g. Tiêu chuẩn hiệu lực pháp lý của tài liệu

- Hiệu lực pháp lý của tài liệu được thể hiện trên 2 mặt thể thức và nội dung của văn bản.

+ Về thể thức: một văn bản có hiệu lực pháp lý khi nó đảm bảo đủ các yếu tố về thể thức do cơ quan nhà nước quy định cần phải có như: quốc hiệu, tác gia ban hành văn bản, chữ ký của người có thẩm quyền, dấu của cơ quan ban hành văn bản…

+ Về nội dung: văn bản có giá trị pháp lý là văn bản khi ban hành phải đảm bảo tính hợp pháp và tính hợp lý của văn bản. Tính hợp pháp thể hiện ở chỗ nội dung phải đúng pháp luật,  không trái với những văn bản do các cơ quan cấp trên ban hành. ..

h. Tiêu chuẩn tình trạng vật lý của tài liệu

- Tình trạng vật lý của tài liệu là tình trạng tài liệu được xem xét bới các yếu tố vật lý, hoá học, có ảnh hưởng đến hình thức của tài liệu. Tình trạng vật lý của tài liệu sẽ ảnh hưởng đến hiệu quả của công tác khai thác và sử dụng tài liệu này.

- Trong thực tế rất nhiều tài liệu do điều kiện tác động của các yếu tố tự nhiên nên đã bị hỏng, những tài liệu quý hiếm thì phải tu bổ, phục chế nhưng không phải tài liệu nào cũng có thể tu bổ và phục chế được. Nếu tình trạng vật lý của tài liệu quý hiếm là quá kém, không thể phục chế được thì phải loại bỏ. .

i. Tiêu chuẩn ngôn ngữ và kỹ thuật chế tác tài liệu

- Giá trị tài liệu trong nhiều trường hợp không thể hiện ở nội dung tài liệu mà còn thể hiện ở các yếu tố như ngôn ngữ, kỹ thuật, vật liệu chế tác tài liệu.

- Trong PLTQGVN, một số tài liệu hình thành trong lịch sử được thể hiện bằng chữ Hán, chữ Nôm, chữ Pháp, Quốc ngữ. Những tài liệu chữ Hán, Nôm, Pháp hiện nay còn rất ít do đó chúng được bảo quản vĩnh viễn.

- Ở Việt Nam thời kỳ phong kiến, một số loại tài liệu được làm trên những chất liệu đặc biệt như tài liệu Mộc bản khắc trên gỗ thị cũng được bảo quản vĩnh viễn

- Có những tài liệu tuy nội dung đơn giản nhưng thể hiện đặc trưng của thời kỳ lịch sử sản sinh ra nó, bảo quản lâu dài, vĩnh viễn.